|
Y Bwrdd Rheoli |
|
Lleoliad: |
Ystafell Gynadledda 4B - Tŷ Hywel |
|
|
||
|
Dyddiad: |
Dydd Llun, 15 Mehefin 2015 |
|
|||
|
Amser: |
13.30 - 15.00 |
|
|||
|
|
|||||
|
|
|||||
|
Cofnodion: MB (09-15) |
|||||
|
|
|
|
|||
|
Aelodau’r Pwyllgor: |
|
Claire Clancy, Prif Weithredwr (Cadeirydd) Nicola Callow, Cyfarwyddwr Cyllid Adrian Crompton, Cyfarwyddwr Busnes y Cynulliad Anna Daniel, Pennaeth Trawsnewid Strategol Non Gwilym, Pennaeth Cyfathrebu Bedwyr Jones, Pennaeth TGCh Elisabeth Jones, Cyfarwyddwr Gwasanaethau Cyfreithiol Mair Parry-Jones, Pennaeth y Gwasanaeth Cyfieithu a Chofnodi Kathryn Potter, Pennaeth Ymchwil Mike Snook, Pennaeth Pobl a Lleoedd Craig Stephenson, Cyfarwyddwr Gwasanaethau'r Comisiwn Dave Tosh, Cyfarwyddwr Adnoddau'r Cynulliad Christopher Warner, Pennaeth y Gwasanaeth Pwyllgorau Polisi a Deddfwriaethol Siân Wilkins, Pennaeth Gwasanaeth y Siambr a Phwyllgorau Williams |
|||
|
|
|
||||
|
|
|
|
|||
|
Staff y Pwyllgor: |
|
Liz Jardine (Ysgrifenyddiaeth)
|
|||
|
|
|
||||
|
|
|
|
|||
|
Eraill yn bresennol: |
|
Sulafa Thomas (Pennaeth Ysgrifenyddiaeth y Comisiwn / Pontio i’r Pumed Cynulliad) Lowri Williams (Pennaeth Adnoddau Dynol) |
|||
|
|
|
||||
1 Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant
Estynnwyd croeso i Sulafa Thomas, a oedd yn bresennol yn y cyfarfod i gyflwyno dangosfwrdd i’r Comisiwn ar bontio i’r Pumed Cynulliad.
Cafwyd ymddiheuriadau gan Gareth Watts (Pennaeth Dros Dro Llywodraethu ac Archwilio) ac ymunodd Adrian Crompton (Cyfarwyddwr Busnes y Cynulliad) â’r cyfarfod yn ystod yr eitem ar Gynllunio Gwasanaethau.
Nid oedd buddiannau i’w datgan.
2 Cyfathrebu â staff - Siân Wilkins
Cytunodd Siân Wilkins i ddrafftio nodyn ar drafodaethau’r Bwrdd Rheoli ar gyfer y dudalen newyddion.
3 Cofnodion Cyfarfod 1 Mehefin
Cytunwyd bod cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 1 Mehefin yn gofnod cywir.
4 Dangosfwrdd Pontio i'r Pumed Cynulliad
Yn eu cyfarfod ym mis Ionawr roedd y Bwrdd Rheoli wedi cytuno i dderbyn adroddiadau ar ffurf dangosfwrdd ar baratoi ar gyfer pontio i’r Pumed Cynulliad i alluogi’r Bwrdd i gael y wybodaeth ddiweddaraf am gynnydd, adolygu adnoddau a’u targedu yn y ffordd orau i sicrhau darpariaeth lwyddiannus o ran cyfrifoldebau’r Pumed Cynulliad. Roedd cynnydd yn cael ei reoli gan y Penaethiaid Gwasanaethau gyda chyfrifoldeb gan arweinwyr meysydd i gydlynu’r meysydd unigol sef cyn y diddymiad, cyfnod y diddymiad, yr etholiad, croesawu ac ymsefydlu Aelodau, busnes cynnar a chyngor gweithdrefnol, yr agoriad Brenhinol a pharatoadau gweithredol.
Cyflwynodd Sulafa Thomas, a oedd yn cydlynu’r paratoadau pontio i’r Pumed Cynulliad, y dangosfwrdd a gofynnodd i’r Bwrdd ystyried gofynion adnoddau yn ystod y cyfnod pontio, gan ystyried anghenion ‘busnes arferol’; lle’r oedd capasiti dros ben y gellid ei symud i gefnogi’r prosiect; a sut i gyfateb sgiliau ag anghenion cyflenwi yn briodol. Cytunodd y Bwrdd ei bod yn bwysig ystyried a oedd angen ailddyrannu adnoddau dros dro i leddfu’r pwysau mwy, a hynny yn ystod y cyfnodau cyn y diddymiad ac ar ôl yr etholiad fel ei gilydd.
Camau gweithredu:
· Y Bwrdd Rheoli i fod yn glir ynghylch yr hyn yw’r canlyniadau allweddol ar gyfer pob maes wrth iddynt ddatblygu;
· Y Penaethiaid Gwasanaethau i asesu lle byddai capasiti dros ben, fel y gall y Bwrdd Rheoli benderfynu pa adnoddau fyddai ar gael a sut i gyfateb angen â medr, er mwyn sicrhau bod popeth sydd ei angen yn cael ei gyflawni ar bob cam o’r broses bontio; a
· nodyn y Bwrdd Rheoli i’r staff i nodi y dylai staff gysylltu â’u Pennaeth Gwasanaeth i ddechrau er mwyn mynegi eu diddordeb mewn cymryd rhan yn y gwaith o bontio i’r Pumed Cynulliad.
5 Cynllunio Gwasanaethau
Fel rhan o’r cylch cynllunio blynyddol, adolygodd y Bwrdd Rheoli y cynlluniau Gwasanaeth ar gyfer pob maes gwasanaeth er mwyn deall yr ystod o weithgareddau a gynlluniwyd ar gyfer gweddill y Pedwerydd Cynulliad. Canmolodd Dave Tosh yr awduron am eu gwaith a gofynnodd i’r Bwrdd ystyried sut roedd y broses cynllunio gwasanaethau yn gweithio a thrafod:
· a oedd yna risiau amlwg oedd yn sefyll allan?
· a oedd y cynlluniau yn adlewyrchu’r broses cynllunio capasiti a’r canlyniadau?
· pa mor dda y cafodd dibyniaethau eu disgrifio ac a oeddent wedi’u hadlewyrchu yng nghynlluniau ei gilydd?
· beth oedd y cyfleoedd, y blaengareddau a’r arbedion oedd yn deillio ohonynt?
Barn gyffredinol y Bwrdd oedd bod y cynlluniau yn effeithiol o ran trosi nodau’r Comisiwn yn offeryn ar gyfer rheoli pob maes gwasanaeth, ond roedd cyfle i’w gwella ymhellach i’w gwneud yn fwy defnyddiol ar gyfer y sefydliad ehangach.
Cytunodd y Bwrdd fod angen mwy o eglurder o ran dibyniaethau, eu bod yn cysylltu’n glir ym mhob cynllun gwasanaeth cysylltiedig ac yn cael eu nodi’n gynnar yn y cylch cynllunio. Awgrymwyd y dylid cynnal ymarfer at y diben, yn debyg i’r hyn a wnaed ar gynllunio capasiti.
Camau Gweithredu: byddai canlyniadau’r drafodaeth yn cael eu casglu a’u rhannu gyda’r Bwrdd Rheoli ar ôl y cyfarfod ac yn cael eu cynnwys yn y canllawiau ar gyfer datblygu cynlluniau gwasanaeth.
6 Adroddiadau Rheoli Ariannol - Ebrill a Mai 2015
Nododd y Bwrdd yr adroddiadau rheoli gan ddweud bod y dangosfyrddau yn ddefnyddiol.
6 Unrhyw Fusnes Arall
Dywedodd Bedwyr Jones wrth y Bwrdd y byddai’r system ffôn newydd yn fyw ar 6 Gorffennaf.
Cynhelir cyfarfod nesaf y Bwrdd Rheoli ar 6 Gorffennaf.